Sunntech Handbuch

Die Apps im Überblick

Sunntech ist die Software. Sunnseit ist der Laden, der sie benutzt (Mandant Nr. 1). Es gibt diese Oberflächen — sie hängen zusammen, werden aber getrennt bedient:

Wie die Apps zusammenhängen

Jede App hat ihre eigene Datenbank. Sie sind nicht zusammengelegt, sondern über wenige klare Übergänge verbunden. Das ist Absicht: fällt eine App aus, laufen die anderen weiter.

• Kassa ↔ Warenwirtschaft: gemeinsame Datenbank. Ein Verkauf an der Kassa senkt sofort den Bestand in der Warenwirtschaft.
• Kassa → Team-App: Kundenbestellungen („Vorbestellung“) werden abgeglichen, damit die Theke sieht, was ein Kunde vorbestellt hat.
• Kundenapp → Team-App: Wenn ein Kunde in der App einen Tisch oder ein Mittagessen reserviert, landet Name und Telefonnummer in der Team-Datenbank — das Team sieht die Reservierung.
• Kundenapp ← Korona: Die Sonnenpunkte kommen (noch) aus dem alten Kassensystem Korona. Die Kundenapp fragt sie beim Anmelden live dort ab.
• Marketing → Kundenapp: Ein freigegebener Beitrag kann in der Kundenapp unter „Aktuelles“ erscheinen.
• Marketing → Team-App: Der Beitragsplan wird in beide Richtungen sichtbar gemacht: geplant wird im Marketing, angesehen auch in der Team-App.
• Marketing → Kassa/Kundenapp (Anmeldung): Vom Marketing aus kann man sich per Knopf direkt in Kassa oder Kundenapp-Verwaltung durchklicken (SSO).

Filialen und Standorte

Es gibt drei Standorte: Gmunden, Kirchdorf und Grünau. Sie sind keine getrennten Firmen im System, sondern eine Ebene unter dem Mandanten Sunnseit. Praktisch heißt das:

• In der Team-App wählst du oben rechts deine Filiale. Aufgabenlisten, Bestellungen und der Verlauf sind je Filiale getrennt.
• In der Warenwirtschaft gibt es links oben „Arbeite in Filiale“. Bestand, Belege, Rechnungen und Auswertungen zeigen dann nur diese Filiale. Stammdaten wie Artikel bleiben gemeinsam — ein Artikel wird einmal angelegt, nicht dreimal.
• Eine Filiale kann als „eigenes Unternehmen“ markiert werden. Dann bekommt sie eigene Rechnungsnummern und eigene Buchhaltung.
• Nicht jede Filiale hat alles: Küche und Menübestellungen gibt es nur dort, wo gekocht wird (Gmunden).

Hell und Dunkel umschalten

Jede App hat einen Umschalter zwischen hellem und dunklem Aussehen — meist oben in der Kopfzeile als ☀︎ / ☾. Die Wahl wird pro Gerät gemerkt. Beim ersten Öffnen richtet sich die App nach der Einstellung deines Handys oder Computers.

Auch dieses Handbuch kann das: oben rechts.

Welche App fragt was?

An der Kassa anmelden — zwei Stufen

Die Kassa fragt zweimal, und das hat einen Grund:

1. Das Gerät anmelden. E-Mail und Passwort des Betriebs. Das macht man einmal; danach bleibt das Gerät angemeldet.
2. Wer kassiert gerade? Oben auf den Namen tippen, aus der Liste wählen und die persönliche PIN eingeben. Damit steht auf jedem Beleg, wer verkauft hat.

Statt Tippen geht auch: Mitarbeiterkarte scannen. Der Code auf der Karte wechselt den Kassier sofort.

Passwort vergessen

Ein Passwort kann niemand nachsehen — es ist verschlüsselt gespeichert. Möglich ist nur ein neues:

• Team-App / Dienstplan: Die Geschäftsleitung legt in der Benutzerverwaltung ein neues Kennwort fest.
• Kassa, Warenwirtschaft, Marketing, Kundenapp-Redaktion: Die Zugänge werden im Server-Verwaltungsbereich neu gesetzt. Ein automatisches „Passwort vergessen“-Formular gibt es in diesen Apps nicht.
• Kassier-PIN: in der Warenwirtschaft unter Stammdaten → Kassierer & Rollen neu setzen.

So funktioniert er

In jeder Arbeits-App sitzt unten rechts ein runder grüner Knopf mit der Aufschrift Apps. Ein Tipp darauf öffnet ein kleines Menü mit allen Apps:

• H — Hub (Startseite)
• K — Kassa
• W — Warenwirtschaft
• T — Team-App
• MK — Marketing
• M — Kundenapp-Manager

Die App, in der du gerade bist, ist markiert („du bist hier“) und lässt sich nicht anklicken. Ein Klick außerhalb des Menüs schließt es wieder.

Wechsel im selben Tab

Der Wechsel passiert im selben Browser-Tab. Absicht: sonst sammeln sich über den Tag zwanzig offene Tabs an und niemand findet mehr den richtigen.

Wo der Knopf nicht ist

• Im Hub nicht — dort sind ohnehin alle Apps als Kacheln zu sehen.
• In der Kundenapp für Kundschaft nicht — Kunden sollen nicht in die Verwaltungs-Apps wechseln.

Welche Einträge im Menü erscheinen, ist je Mandant und Filiale einstellbar; eigene Seiten (z. B. ein Webshop) können ergänzt werden.

Was der Hub macht

Der Hub ist eine einzige Seite mit einem Gruß und fünf Kacheln: Kassa, Warenwirtschaft, Team-App, Marketing, Kundenapp-Manager. Jede Kachel erklärt in einem Satz, was dahinter liegt, und führt mit einem Klick hin.

Er braucht keine Anmeldung — die kommt erst in der jeweiligen App. Rechts oben ist der Hell/Dunkel-Schalter.

Wie der Bildschirm aufgebaut ist

• Oben: Kopfzeile mit dem Namen des Kassiers, kleinen Knöpfen (Kunde, Preis, Bestand, Etikett, Kassa, Belegjournal, Einstellungen, Abmelden) und dem Hell/Dunkel-Schalter.
• Links / Mitte: das Suchfeld und darunter der Bon — die Liste der gebuchten Positionen mit Summe.
• Rechts / unten: Schnellwahl-Kacheln (Warengruppen, „Zuletzt verkauft“, frei belegbare Tasten).

Ein normaler Verkauf

1. Artikel scannen oder Namen ins Suchfeld tippen und mit Eingabe übernehmen (Pfeiltasten wählen aus der Trefferliste, Esc leert die Suche).
2. Oder auf eine Kachel tippen.
3. Menge ändern, Position antippen für Rabatt oder Löschen.
4. Kassieren (bar) für den einfachen Fall — oder den Zahlungsdialog öffnen, wenn Karte, Gutschein, Punkte oder mehrere Zahlarten gemischt werden.
5. Beleg drucken oder aufs Handy als QR-Code.

Der Zahlungsdialog

Dort gibt es Knöpfe + Bar, + Karte, + Gutschein, + Punkte und + Guthaben. Man kann mehrere davon kombinieren, bis der Betrag gedeckt ist. Für Bargeld gibt es Scheine (5–200) und Münzen zum Antippen, dazu Passend (kein Rückgeld) und Zurücksetzen. Das Rückgeld wird laufend vorgerechnet.

Was der Scanner alles erkennt

Die Kassa merkt am Tipp-Tempo, ob ein Mensch tippt oder ein Scanner schießt: sehr schnell, mindestens 6 Stellen, nur Ziffern, mit Eingabe abgeschlossen — das ist ein Scan. Dann prüft sie den Code der Reihe nach:

Ein Erfolgston bestätigt den Treffer, ein anderer Ton meldet einen unbekannten Code.

Sonderfälle am Bon

Welche dieser Tasten sichtbar sind, ist einstellbar: Warenwirtschaft → Einstellungen → Tasten an der Kassa.

Nur nachsehen, nicht buchen

Drei Knöpfe oben helfen bei Kundenfragen, ohne dass etwas auf den Bon kommt:

• Preis — Preis eines Artikels nachsehen.
• Bestand — aktuellen Lagerbestand nachsehen.
• Etikett — Etikett für einen Artikel drucken.

Dazu: Ausbuchen (Symbol oben) für Verderb, Eigenverbrauch oder Umbuchung in die Küche, und Inventur, um Artikel für eine laufende Zählung zu erfassen.

Storno und Rückgabe

Ein bereits gebuchter Beleg kann nicht einfach gelöscht werden — das verbietet die Registrierkassenpflicht. Stattdessen wird ein Storno-Beleg erzeugt, der den Originalbeleg ausgleicht. Beides bleibt sichtbar.

1. Belegjournal öffnen, Beleg suchen.
2. Storno wählen.
3. PIN eines Filialleiters oder der Zentrale eingeben, wenn der eigene Kassier das nicht darf.

Wer stornieren darf, steht in der Warenwirtschaft unter Einstellungen → Wer darf stornieren?

Kassa öffnen, Kassasturz, Tagesabschluss

Hinter dem Karten-Symbol oben liegt der Bereich Kassa:

• Kassa öffnen — Kassensitzung starten und den Anfangsbestand zählen.
• Einzahlung / Auszahlung — Bargeld hinein oder heraus, ohne Verkauf (z. B. Wechselgeld holen, Ausgabe bezahlen).
• Kassasturz (X) — Zwischenstand zählen, ohne den Tag abzuschließen. Für den Schichtwechsel.
• Tagesabschluss (Z) — den Tag abschließen. Umsätze werden festgeschrieben.
• Kommen / Gehen — Arbeitszeit des aktuellen Kassiers erfassen.

Belege, Belegnummern und RKSV

Die Kassa ist eine Registrierkasse nach österreichischem Recht. Daraus folgen ein paar Dinge, die man nicht umgehen kann und auch nicht umgehen soll:

• Belegnummern sind lückenlos und fortlaufend — je Kasse. Es gibt keine Lücken und keine Doppelten, auch offline nicht.
• Jeder Beleg wird signiert und mit dem vorigen Beleg verkettet. Auf dem Bon steht dafür ein QR-Code.
• Erlaubte Steuersätze: 20 / 13 / 10 / 0 % (und 19 % im Sondergebiet). Hat ein Artikel einen anderen Satz, verweigert die Kassa den Beleg und sagt welcher Artikel schuld ist — der Satz muss dann in der Warenwirtschaft korrigiert werden.
• Startbeleg bei Inbetriebnahme und Nullbeleg als Monats- bzw. Jahresbeleg gibt es im Belegjournal auf Knopfdruck.

Wenn die Signatur ausfällt

Fällt die Signatureinheit aus, verkauft die Kassa weiter und merkt sich die Belege. Sobald sie wieder erreichbar ist, erscheint der Knopf Sammelbeleg nachsignieren in den Einstellungen. Diesen bitte drücken — erst danach ist die Kette wieder vollständig.

Ohne Internet weiterarbeiten

Die Kassa hält den Artikelstamm auf dem Gerät. Reißt die Verbindung ab:

• Suchen, Scannen, Buchen und Kassieren gehen weiter.
• Fertige Belege sammeln sich in einer Warteschlange und gehen automatisch los, sobald wieder Verbindung besteht. Der Zähler in der Kopfzeile zeigt, wie viele noch warten.
• Nicht offline möglich: Storno, Aktionskarten, Kundenkarten-Abfrage und alles, was eine Freigabe am Server braucht.

SB-Kasse (Selbstbedienung)

Die Kassa kann in einen Vollbild-Modus für Kundschaft umschalten (Symbol oben). Der Kunde sieht dann große Knöpfe und eine einfache Führung — auf Deutsch oder Englisch:

1. Start oder gleich den ersten Artikel scannen.
2. Artikel ohne Barcode über „Artikel ohne Barcode suchen“ finden.
3. Bezahlen — mit Karte am Terminal.
4. Beleg drucken, aufs Handy per QR oder keinen Beleg.

Ist altersbeschränkte Ware im Korb, verlangt die SB-Kasse einen Altersnachweis: verifizierte Kundenkarte scannen oder Bankomatkarte am Terminal. Ein Hilfe/Info-Knopf ist immer erreichbar; mit Beenden (Personal) kommt man zurück in die normale Kassa.

Drucker, Kassenlade und Kartenterminal

Je Kasse wird eingestellt, welche Geräte hängen. In den Einstellungen gibt es Kassenlade testen und Testbeleg drucken, um das zu prüfen.

• Belegdrucker: Epson-Bondrucker über Netzwerk, oder der normale Browser-Druck als Rückfall.
• Kassenlade: hängt am Drucker und öffnet bei Barzahlung (abschaltbar).
• Kartenterminal: Hobex oder PAYONE über einen lokalen Dienst am Kassenrechner.

Wer darf was an der Kassa

Fehlt ein Recht, fragt die Kassa nach der PIN einer höheren Rolle. Diese Freigabe wird am Server geprüft und im Protokoll festgehalten — mit Grund, Person und Zeitpunkt.

Das Menü links — was liegt wo

Einen Artikel anlegen

1. Artikel → Neu.
2. Name, Warengruppe, Verkaufspreis, Steuersatz eintragen.
3. Artikelnummer und Strichcode(s) hinterlegen. Ein Artikel kann mehrere Strichcodes haben — etwa Einzelstück und Karton, dann mit Mengenfaktor.
4. Optional: Einkaufspreis, Lieferant, Hersteller, Mindestbestand, Schlagwörter, Altersgrenze, Pfand.
5. Speichern. Der Artikel ist danach an der Kassa sofort findbar.

Preise für mehrere Artikel gleichzeitig ändern

Artikel → Massen-Preiswartung: Auswahl treffen, Änderung eingeben, Vorschau ansehen — erst dann übernehmen.

Stammdaten — die Grundlage

Alles, was mehrfach gebraucht wird, wird hier einmal gepflegt:

• Warengruppen — mehrstufig möglich.
• Loyalty-Punkte und Punkte-Aktionen — z. B. Doppelpunkte für einen Zeitraum.
• Sortimente — Haken bedeutet: dafür gibt es keine Punkte.
• Kundengruppen und Preislisten — Sonderpreise je Artikel, einer Gruppe zugeordnet.
• Lieferanten (Bezugsquelle) und Hersteller (Produzent, mit Story und Foto für den Artikel-QR) — nicht dasselbe.
• Steuersätze — konfigurierbar für Österreich und Deutschland.
• Konten & Kostenstellen — je Warengruppe zuordenbar, für den Export an die Buchhaltung.
• Backoffice-Benutzer & Rollen — steuert, welche Bereiche jemand sieht.
• Zahlarten — eigene anlegen, z. B. „Gutschein extern“.
• Kassierer & Rollen — wer sich an der Kassa anmelden darf, mit PIN und Rechten.
• Waagen-Barcodes — Präfixe 20–29, Gewicht oder Preis.
• Kassen-Layout — die Schnellwahl-Kacheln je Kasse, frei belegbar und auf andere Kassen kopierbar.
• Filialen, Lagerorte, Umlagerung, Filialbestellung, Buchungsarten.

Wareneingang — Lieferung einbuchen

Drei Wege, je nachdem was du hast:

1. Lieferschein-Datei vom Großhändler

Biogast und dennree liefern eine Datei (*_lfsre.csv). Diese hochladen — die Positionen werden erkannt und den Artikeln zugeordnet (über die Lieferanten-Artikelnummer). Was nicht zugeordnet werden kann, wird angezeigt und kann von Hand verknüpft werden.

2. Von Hand

Per Scan, Suche oder Artikelnummer — oder direkt aus einer offenen Bestellung, dann sind die Mengen schon vorbelegt.

3. Nur ablegen

Lieferschein ablegen: Foto oder PDF anhängen, ohne etwas einzubuchen — für die Ablage.

Alle früheren Wareneingänge stehen unter Frühere Wareneingänge mit Datum und Notiz.

Inventur

1. Inventur starten.
2. Zählen — am Bildschirm oder an der Kassa über den Inventur-Knopf.
3. Differenzen ansehen: gezählt gegen erwartet.
4. Abschließen, mit Notiz. Danach ist der Bestand korrigiert.

Abgeschlossene Zählungen bleiben in der Inventur-Historie nachvollziehbar.

Bestellen

Bestellvorschlag listet Artikel unter dem Mindestbestand, gruppiert je Lieferant. Mengen sind anpassbar. Aus dem Vorschlag wird eine Warenbestellung mit Status offen → bestellt → geliefert. „Geliefert“ führt direkt in den Wareneingang.

Filialbestellung: Eine Filiale bestellt bei der Zentrale. Beim Liefern wird automatisch umgelagert, statt neu einzukaufen.

Angebot, Lieferschein, Rechnung

Der Bereich Belege ist die Faktura für Geschäftskunden:

• Angebot → kann zum Lieferschein oder direkt zur Rechnung werden.
• Lieferschein → bucht den Warenausgang.
• Rechnung → auch ohne Lieferschein möglich, bucht dann das Lager mit.
• Rechnungen haben einen Status: offen / bezahlt / überfällig.

Die Texte auf Rechnung, Angebot und Lieferschein stehen unter Einstellungen.

Auswertungen

Zeitraum und Filiale wählen, dann liefert die Warenwirtschaft Zahlen und Grafiken:

• Umsatz nach Uhrzeit, Tag, Warengruppe, Filiale, Zahlart, Steuersatz, Kundengruppe.
• Rohertrag je Warengruppe (Verkauf minus Einkauf).
• Top-Artikel und Top-Kunden nach Umsatz, Renner nach Menge.
• Ladenhüter — kein Verkauf, aber Bestand — und die Kapitalbindung darin.
• Lagerreichweite — was bald nachbestellt werden muss.
• ABC-Analyse — A = 80 %, B = 95 %, C der Rest des Umsatzes.
• Bestandsbewertung — Warenwert = Bestand × Einkaufspreis.
• Kundenherkunft nach PLZ/Ort, auch von Laufkundschaft.
• Kassierer-Produktivität und Arbeitszeit je Kassier.
• Kassenbuch — Ein- und Auszahlungen.
• Managementbericht — die Zusammenfassung auf einer Seite.

Import und Export

Der Bereich ist in drei Schritte geteilt:

1 · Daten hereinholen

• Artikel importieren — CSV oder Excel. Gängige Kassen-Formate werden erkannt; Spalten lassen sich zuordnen.
• Andere Daten — Kunden, Lieferanten, Bestellungen, Preislisten.
• Vorlagen zum Ausfüllen — leere Tabellen mit den richtigen Spalten und Beispielzeilen.
• Lieferschein vom Großhändler (EDI).

2 · Daten herausgeben

• Tabellen exportieren — beliebige Listen als Datei.
• Schnittstellen — Webshop und Waage. Für die Waage entsteht eine Datei mit PLU, Text und Preis.
• Buchhaltung — Export für DATEV bzw. den Steuerberater, mit Erlöse-je-Konto.

3 · Protokoll

Was der letzte Import gemacht hat — inklusive der Zeilen, die nicht durchgingen.

Etiketten drucken

Zwei Wege: Schnell scannen (Artikel scannen, Etikett kommt) oder Per Liste wählen. Vorlage und Optionen sind einstellbar; welche Merkmale auf dem Etikett stehen (Herkunft, Bio-Kontrollnummer, Pfand …) legt man unter Einstellungen → Merkmale auf dem Etikett fest.

Protokoll und Lagerbewegungen

Zwei Bereiche schreiben mit und lassen sich nicht ändern:

• Protokoll — wer hat wann was geändert, welche Freigabe wurde erteilt.
• Bewegungen — jede Bestandsänderung mit Grund (Buchungsart): Verkauf, Wareneingang, Verderb, Eigenverbrauch, Umlagerung, Inventur.

Anmelden und Filiale wählen

1. Namen aus der Liste wählen (die Liste kommt aus dem Mitarbeiterstamm).
2. Kennwort eingeben.
3. Filiale wählen — Gmunden, Kirchdorf oder Grünau.

Oben rechts steht dann deine Filiale und dein Name. Über die Auswahl wechselst du die Filiale, mit wechseln meldest du dich ab.

Als App aufs Handy

Unter App teilen gibt es einen QR-Code und die Adresse. Mit der Handykamera auf den Code halten, öffnen, dann Teilen → Zum Home-Bildschirm. Danach startet die Team-App wie eine normale App.

Der Startbildschirm

Oben ein persönlicher Gruß mit Datum und Filiale, darunter Kacheln in zwei Gruppen.

Alltag

• KI-Assistent — fragen und Dinge anlegen lassen, per Text oder Sprache.
• Heute · Tagesroutine — die Liste zum Abhaken.
• Extra-Aufgaben — außertourliche Aufgaben und Projekte.
• Bestellen — Kundenbestellungen, Menü, Filialanforderungen.
• Dienstübergabe — was die nächste Schicht wissen muss.
• Woche, Bereiche, Verlauf, Infos.
• Chat — führt in den Chat des Dienstplans.
• App teilen — QR-Code für neue Mitarbeiter.

Planung & Leitung

• Marketing — der Redaktionsplan.
• Todos GF — Aufgaben der Geschäftsführung (geschützt).
• Dienstplan — Schichten, Zeiten, Urlaub, Chat.
• Manager — die Vorlagen für Tagesroutine, Küche, Bereiche, Bestellungen ändern.

Rote Zahlen auf den Kacheln bedeuten: hier wartet etwas auf dich — offene Menübestellungen, ungelesene Chat-Nachrichten, eigene GF-Todos.

Heute · Tagesroutine

Die wichtigste Ansicht im Alltag: die Aufgaben des Tages, nach Gruppen sortiert (morgens, laufend, abends — bzw. Küche). Oben zeigt ein Balken, wie viel schon erledigt ist, z. B. 17 / 25.

• Antippen hakt eine Aufgabe ab. Dahinter steht dann, wer sie gemacht hat.
• Der i-Knopf an einer Aufgabe zeigt eine Erklärung, wie sie gemeint ist.
• Der Notiz-Knopf hängt eine Bemerkung an eine Aufgabe.
• Eigene Punkte lassen sich dazufügen und wieder entfernen.
• Wo es eine Küche gibt, schaltest du oben zwischen Verkauf und Küche um.
• Neuer Tag ↻ setzt alle Häkchen zurück. Fragt vorher nach.

Teamleiter des Tages

Wer laut Dienstplan an Kassa/Theke eingeteilt ist, sieht oben ein Banner: Heute bist du Teamleiter/in. Diese Person ist verantwortlich, dass alle Punkte erledigt und gut aufgeteilt werden — Punkte abgeben ist ausdrücklich erwünscht.

Woche

Zeigt die Aufgaben je Wochentag als Karten, der heutige Tag ist markiert. Praktisch, um zu sehen, was am Donnerstag ansteht, wenn man am Dienstag plant. Wo es eine Küche gibt, sind deren Zusätze extra gekennzeichnet.

Bestellen

Oben ein Banner mit der aktuellen Filiale, darunter Reiter je Bereich (z. B. Biomarkt), plus Menü (nur wo gekocht wird) und Filialen.

Eine Kundenbestellung aufnehmen

1. Reiter des passenden Bereichs wählen, dann neue Bestellung.
2. Name ist Pflicht. Telefon, E-Mail, Adresse, PLZ/Ort und Kundennummer sind optional.
3. Was wurde bestellt? — z. B. „2 Kisten Äpfel, 1 kg Bergkäse“.
4. Was wurde besprochen? — kurze Notiz, damit die nächste Schicht Bescheid weiß.
5. Voraussichtlich da am — z. B. „Fr 11.7.“ oder „KW 28“.
6. Haken setzen, wenn der Kunde benachrichtigt werden möchte.
7. Optional ein Foto anhängen. Status wählen, Speichern.

Menü (nur mit Küche)

Menübestellungen laufen im eigenen Reiter, mit Zähler der offenen Bestellungen. Sie werden auch von der Kundenapp befüllt, wenn ein Gast dort ein Mittagessen reserviert.

Filialen

Hier kommen Anforderungen anderer Filialen herein („bitte 5 kg Käse mitschicken“) und hier stellst du selbst welche. Die Zahl am Reiter zeigt offene Anforderungen an dich.

Dienstübergabe

Für Infos, die die nächste Schicht braucht: „Kühlvitrine macht Geräusche“, „Frau M. holt morgen ihre Bestellung“. Ein Foto kann dazu.

Alternativ lässt sich eine Notiz gezielt an Andrea / die Geschäftsleitung richten, wenn sie nicht die Schicht betrifft, sondern eine Entscheidung braucht.

Extra-Aufgaben

Ein Board für außertourliche Aufgaben und Projekte — „Lager aufräumen“, „Regal umbauen“. Ausdrücklich nicht für die täglichen Routinen; die gehören in „Heute · Tagesroutine“.

• Drei Spalten: Offen, In Arbeit, Erledigt.
• Je Aufgabe optional ein Bereich (Verkauf, Küche, Lager, Büro, Reinigung, Allgemein) und eine Person.
• Filter oben: nach Bereich und nach Person.
• Weiterschieben mit ▶ In Arbeit / ✓ Fertig, zurück mit ◀ Offen.

Bereiche (Verantwortung)

Wer ist für was zuständig — Antippen hakt ab. Dazu die vereinbarten Grundsätze zum Nachlesen. Gedacht für die Dinge, die nicht täglich anfallen, aber jemandem gehören müssen.

Verlauf / Übersicht

Wer hat was gemacht: abgehakte Aufgaben, neue Bestellungen, Notizen — mit Person, Uhrzeit und Tag. Zum Nachschauen, wenn eine Frage aufkommt („war das erledigt?“), nicht zur Kontrolle gedacht.

Infos

Der Nachschlage-Teil mit den Hausregeln, gegliedert in Blöcke: Benachrichtigungen, Bestellfristen, Rabatte & Geschenke, Service-Grundsätze, Aufbackliste, Hygiene, Mitarbeiter & Kleidung, Urlaub und „wöchentlich einmal“.

KI-Assistent

Du kannst mit der App reden — tippen oder das Mikrofon-Symbol drücken und sprechen. Beispiele: „Wie viele Bestellungen sind offen?“, „Leg eine Aufgabe an: Lager aufräumen für Christina“, „Hak die Kühlschrank-Kontrolle ab“.

1. Frage oder Auftrag sprechen oder tippen.
2. Die KI antwortet — bei einem Auftrag zeigt sie zuerst einen Vorschlag mit Feldern, die du ändern kannst.
3. Erst wenn du bestätigst, wird etwas angelegt oder abgehakt.

• 🔊 Vorlesen — die Antwort wird gesprochen (standardmäßig aus).
• 🎙 Freisprechen — sprechen sendet automatisch, die KI antwortet und hört gleich wieder zu. Praktisch, wenn die Hände voll sind.

Manager — die Vorlagen ändern

Der geschützte Bereich, in dem die Standard-Listen der Filiale gepflegt werden. Reiter: Verkauf, Küche, Vorkochen, Verantwortung, Bestellen.

• Punkte hinzufügen, umbenennen, löschen, sortieren.
• ⧉ aus anderer Filiale übernimmt eine fertige Liste von einem anderen Standort.
• ↺ Auf Standard zurücksetzen stellt die Grundausstattung wieder her.
• Speichern wird erst aktiv, wenn es etwas zu speichern gibt.

Was der Bereich macht

Der Menüpunkt Team & Rollen in der Team-App ist nur sichtbar, wenn du die Rolle Geschäftsführung oder Admin hast. Dort steht jedes Teammitglied als Karte, mit Name, E-Mail und drei Blöcken:

• Rollen — Filialleitung, Marketing, Geschäftsführung, Admin (Rollen vergeben).
• Standorte — Gmunden, Kirchdorf, Grünau (mehrere möglich).
• aktiv — Haken weg heißt: kein Zugriff mehr, ohne die Person zu löschen.

Speichern je Karte. Die Änderung wirkt sofort.

Drei Rollen

Diese Rechte sind doppelt gesichert: in der Oberfläche und in der Datenbank.

Dienstplan ansehen

Zwei Ansichten, frei mit dem Zeitraum kombinierbar:

• Nach Mitarbeiter — eine Zeile pro Person.
• Nach Diensten — eine Zeile pro Bereich (Küche, Service, Kassa …).
• dazu Woche oder Monat.

Schnellansicht beantwortet die häufigste Frage direkt: Wer hat heute Dienst? bzw. für Mitarbeiter Wann habe ich Dienst?

Offene Dienste

Ein Dienst kann ohne Person angelegt werden. Er erscheint dann als offen — sichtbar für alle, damit sich jemand findet.

Einteilen (nur Geschäftsleitung)

• Nur Admins dürfen Dienste anlegen, ändern und löschen.
• Beim Zuweisen zeigt die App die Wochenauslastung: Ist gegen Soll, mit Hinweis „passt genau“, „+x über“ oder „–x unter“. In die Ist-Stunden zählen geplante Arbeit, genehmigter Urlaub, Krankenstand und Feiertag.
• Mitarbeiter dürfen auch außerhalb ihrer Regelarbeitszeit eingeteilt werden.
• An Tagen mit genehmigter Abwesenheit ist Einteilen gesperrt.
• Bereiche sind frei anlegbar. Wird ein Bereich gelöscht, bleiben die Dienste erhalten und stehen dann unter „Ohne Bereich“.

Veröffentlichen

Der Plan gilt pro Monat. Solange ein Monat nicht veröffentlicht ist, sehen Mitarbeiter ihn nicht — die Geschäftsleitung kann in Ruhe planen. Beim Veröffentlichen erscheint automatisch eine Nachricht im Chat-Kanal Diensttausch: „📅 Der Dienstplan für <Monat Jahr> ist jetzt online.“

Veröffentlichen lässt sich zurückziehen.

Urlaub, Krankenstand, Abwesenheit

1. Mitarbeiter beantragt — der Antrag steht auf „wartet“.
2. Die Geschäftsleitung entscheidet, mit Begründung.
3. Die Begründung landet im privaten Chat des Mitarbeiters — bei Genehmigung und bei Ablehnung.

Bei Genehmigung: War die Person an dem Tag schon eingeteilt, wird sie aus dem Dienst entfernt; der Dienst bleibt offen stehen. Die Stunden werden neu gerechnet.

Genehmigte Abwesenheiten sehen alle. Nicht genehmigte sieht nur die betroffene Person und die Geschäftsleitung.

Arbeitszeitkonto

• Gesamt (Ist) = Arbeitszeit + Urlaub + Krankenstand + Feiertag.
• Soll = Summe der Regelarbeitszeiten über alle Tage des Monats.
• Pausen werden von der Arbeitszeit abgezogen und im Nachweis in Klammern gezeigt: 10,00 (0,50).
• Außertourliche Stunden zählen erst nach Freigabe durch die Geschäftsleitung — die Begründung ist Pflicht.
• Saldo aktuell = Saldo Vormonat + Saldo aktueller Monat + Korrekturen.
• Extra ausgewiesen: Arbeit an Sonntagen, Arbeit an Feiertagen, Urlaubsanspruch Anfang/Ende, Urlaubstage und Korrekturen.
• Abgleich Personalverrechnung: Die Geschäftsleitung trägt die Zielwerte ein, die App erzeugt die passende Korrektur.

PDF-Nachweis

Jeder kann seinen eigenen Arbeitszeitnachweis als PDF herunterladen. Die Geschäftsleitung kann mit einem Knopf alle Konten eines Monats auf einmal in einen Ordner speichern — je Person eine Datei Arbeitszeit_Nachname_Vorname_JJJJ-MM.pdf.

Österreichische Feiertage werden pro Jahr automatisch berechnet.

Diensttausch

1. Du bietest einen eigenen Dienst an.
2. Im Kanal Diensttausch erscheint eine Nachricht.
3. Wer will, übernimmt — und ist damit eingeteilt.

Die Rolle Unterstützung ist vom Tausch ausgenommen — weder anbieten noch übernehmen.

Chat

• Infos der Geschäftsleitung — nur die Leitung schreibt, alle lesen.
• Diensttausch — Angebote, Übernahmen und die Veröffentlichungs-Meldungen.
• Privater Kanal pro Person — nur die Person und die Geschäftsleitung. Genehmigungen und Ablehnungen landen hier.

Ungelesene Nachrichten erscheinen als rote Zahl am Chat-Reiter und je Kanal. Öffnen eines Kanals markiert ihn als gelesen. Die Geschäftsleitung sieht je Kanal, wer die neueste Nachricht schon gelesen hat („✓ Gelesen“ / „◦ Ausstehend“).

Mitarbeiter, Kosten, Genehmigungen, Protokoll

Nur für die Geschäftsleitung:

• Mitarbeiter — Vorname, Nachname, Rolle, Wochenstunden (Soll), Regelarbeitszeit je Wochentag, Urlaubsanspruch, aktueller Urlaubsstand, Start-Saldo, Bruttolohn, Kosten, Kennwort.
• Kosten — Bruttolohn und Gesamtkosten je Monat; daraus €/Stunde (Kosten ÷ Regelstunden). Vergleich „Kosten bei Regelarbeitszeit“ gegen „Kosten nach tatsächlicher Planung“, mit Monats-Summe und Jahres-Hochrechnung.
• Genehmigungen — offene Urlaubsanträge und außertourliche Stunden. Die Zahl am Reiter zeigt, wie viele warten.
• Protokoll — was wann geändert wurde.

Das Menü links

Links oben schaltest du Hell/Dunkel, wählst den Mandanten (wenn du mehrere verwaltest) und kommst mit ← Übersicht zurück auf die Kachel-Startseite.

Von der Idee zum veröffentlichten Beitrag

1. Neue Aktion: In ein oder zwei Sätzen sagen, worum es geht. Kanäle ankreuzen (Facebook, Instagram, Website, App), Tag und Uhrzeit wählen.
2. Erzeugen: Die KI schreibt für jeden Kanal einen eigenen Text — Instagram klingt anders als die Website.
3. Entwürfe: Jeden Text lesen. Ändern kannst du direkt im Feld, oder du lässt die KI überarbeiten („kürzer“, „mehr Wärme“, „ohne Ausrufezeichen“).
4. Bild dazu: aus dem Bildpool wählen, hochladen, von der KI erzeugen lassen, mehrere kombinieren oder ein Foto von der Website holen. Für Instagram auch ein Karussell.
5. Freigeben: Erst danach geht etwas hinaus. Die Freigabe wird protokolliert.
6. Zum vereinbarten Zeitpunkt spielt die App den Beitrag automatisch aus.

Der KI-Hinweis

Wenn ein Text oder Foto von der KI (mit)gemacht wurde, kann automatisch der Hinweis „(Foto oder Text mit KI teilweise bearbeitet)“ angehängt werden. Der Hinweis ist je Beitrag ein-/ausschaltbar.

Kanäle verbinden

Unter Kanäle wird je Filiale festgelegt, wohin veröffentlicht wird: Facebook-Seite, Instagram-Konto, Website und Kundenapp. Die Verbindung läuft über eine Anmeldung bei Facebook/Instagram; die Zugangs-Schlüssel bleiben am Server und sind in der App nicht sichtbar.

Erfolg messen

• Auswertung — welche Beiträge am besten gelaufen sind.
• Werbung — echte Zahlen zu bezahlten Anzeigen: Ausgaben, Reichweite, Klicks.
• Aktions-Codes — der einzige verlässliche Weg vom Beitrag zum Umsatz: ein Code je Aktion, den der Kunde an der Kassa vorzeigt oder online anklickt. Was eingelöst wurde, ist gezählt.

Die sechs Reiter unten

Wie sich ein Kunde anmeldet

1. Kundencode eingeben — das ist die Nummer auf der Kundenkarte.
2. Nachname eingeben.
3. AGB und Datenschutz zustimmen (einmal).
4. Beim ersten Mal darf sich der Kunde einen Anzeigenamen wählen — frei, auch ein Spitzname. Später änderbar unter Anzeigename ändern.

Es gibt kein Passwort. Code plus Nachname genügt; der Punktestand wird beim Anmelden live abgefragt.

Sonnenpunkte

Bei jedem Einkauf in Grünau, Gmunden oder Kirchdorf sammelt der Kunde Sonnenpunkte. In der App sieht er:

• den Punktestand, der beim Öffnen hochzählt,
• einen Hinweis „Noch x Punkte bis zur nächsten Prämie“ — die Schwelle kommt aus der Prämienliste, nicht aus einer festen Zahl,
• und einen Fortschrittsbalken dorthin.

Eingelöst wird an der Kassa, nicht in der App. Der Kunde zeigt die Karte, die Kassa verrechnet die Punkte.

Namenstags-Gutschein

Hat ein Kunde am aktuellen Tag Namenstag, gratuliert die App und zeigt einen Gutschein: Kaffee, Tee oder Kakao + kleine Überraschung, mit Ablaufdatum. Kunden mit seltenen Namen bekommen einen Sammel-Namenstag („Namenstag der Originale“).

Mittagessen reservieren

Ist das Menü der Woche als bestellbar markiert, erscheint der Knopf Mittagessen reservieren. Der Kunde wählt:

• Hier essen (Tisch) oder Zum Mitnehmen
• Mit Fleisch oder Ohne Fleisch
• Mit Suppe oder Ohne Suppe
• Name, Telefonnummer, Anzahl, Zeit

Die Reservierung landet in der Team-App — beim Reiter Bestellen → Menü — und zusätzlich in der Warenwirtschaft unter Reservierung → Reservierung von außen.

Benachrichtigungen und Installation

Unter Mehr kann der Kunde Benachrichtigungen einschalten (Menü der Woche, Aktionen). Auf dem iPhone geht das erst, wenn die App über Teilen → Zum Home-Bildschirm installiert wurde — die App erklärt das mit einem Hinweis. Ebenfalls unter „Mehr“: Link teilen, um die App weiterzugeben.

Vier Bereiche

Von Claude texten lassen

Bei Beiträgen und Rezepten gibt es den Knopf ✨ Von Claude texten lassen. Der Ablauf ist immer derselbe:

1. Grob hineinschreiben, worum es geht — Stichworte genügen.
2. Texten lassen.
3. Drüberschauen und ändern, was nicht passt.
4. Freigeben & veröffentlichen.

Prämien und Punkte hängen zusammen

Die Punktezahlen der Prämien bestimmen den Hinweis „noch x Punkte bis zur nächsten Prämie“ in der Kundenapp. Wenn du eine Prämie mit sehr niedriger Punktezahl anlegst, verschiebt sich diese Anzeige für alle Kunden.

Wie storniere ich einen falschen Bon?

Belegjournal in der Kassa öffnen (Symbol oben), Beleg suchen, Storno wählen, bei Bedarf PIN eines Filialleiters eingeben. Es entsteht ein Gegenbeleg — der Originalbeleg bleibt sichtbar, das muss so sein. Braucht Internet.

Wie sehe ich einen Preis nach, ohne zu buchen?

An der Kassa oben auf Preis tippen und den Artikel scannen oder suchen. Genauso gibt es Bestand für den Lagerstand. Beides kommt nicht auf den Bon.

Der Artikel wird beim Scannen nicht gefunden — was tun?

1. Namen ins Suchfeld tippen — vielleicht fehlt nur der Strichcode.
2. Gefunden? Dann in der Warenwirtschaft beim Artikel den Strichcode ergänzen.
3. Nicht gefunden? Über die passende Warengruppen-Kachel oder Freiposition verkaufen, damit der Kunde nicht warten muss.
4. Danach den Artikel in der Warenwirtschaft ordentlich anlegen.

Das Internet ist weg — kann ich weiterverkaufen?

Ja. Suchen, Scannen und Kassieren gehen weiter, die Belege werden später nachgesendet. Nicht möglich sind Storno, Aktionskarten und Kundenkarten-Abfragen. Nach dem Ausfall das Gerät online lassen, bis der Wartezähler auf 0 steht.

X oder Z — was mache ich am Schichtende?

X (Kassasturz) beim Schichtwechsel: Zwischenstand zählen, Tag läuft weiter. Z (Tagesabschluss) am Ende des Tages: Umsätze werden festgeschrieben. Ein Z pro Kassa und Tag.

Ich habe eine Bestellung gespeichert und sie ist nicht in der Liste!

Schau nach einer roten Meldung. Steht dort „zwischengespeichert“, ist die Bestellung nicht verloren — sie liegt auf deinem Gerät und wird automatisch nachgesendet. Steht dort „bitte neu anmelden“, dann melde dich neu an; danach geht sie los.

Ich sehe fremde Aufgaben in der Team-App

Dann steht oben rechts die falsche Filiale. Umstellen — Aufgaben, Bestellungen und Verlauf sind je Filiale getrennt.

Wie beantrage ich Urlaub?

Team-App → Dienstplan → Abwesenheiten → Antrag stellen. Der Antrag steht auf „wartet“, bis die Geschäftsleitung entscheidet. Die Antwort — mit Begründung — kommt in deinen privaten Chat, bei Zustimmung wie bei Ablehnung.

Warum sehe ich den Dienstplan für nächsten Monat nicht?

Weil er noch nicht veröffentlicht ist. Solange die Geschäftsleitung plant, ist der Monat nicht sichtbar. Sobald er online geht, kommt automatisch eine Nachricht im Kanal Diensttausch.

Wo sehe ich meine Stunden — und wie bekomme ich sie als PDF?

Dienstplan → Mein Konto. Dort stehen Soll, Ist, Pausen, Urlaub, Krankenstand, Feiertage und der Saldo. Den PDF-Nachweis für einen Monat kann jeder für sich selbst herunterladen.

Ich habe länger gearbeitet als geplant

Im Dienstplan außertourliche Stunden melden. Sie zählen erst, wenn die Geschäftsleitung sie freigibt — dazu ist eine Begründung Pflicht. Das ist kein Misstrauen, sondern die Voraussetzung dafür, dass die Stunden in der Personalverrechnung Bestand haben.

Ein Kunde fragt, warum seine Punkte fehlen

1. Hat er die Karte beim Einkauf vorgezeigt? Ohne Karte am Bon gibt es keine Punkte.
2. Steht die Ware in einem Sortiment, das von Punkten ausgenommen ist? Das lässt sich in der Warenwirtschaft unter Stammdaten → Sortimente nachsehen.
3. Der Stand kann kurz hinterherhängen — die App holt ihn beim Anmelden neu.

Ist dieser Namenstags-Gutschein echt?

Der Kunde tippt vor dir auf „Jetzt einlösen“. Danach steht „Eingelöst ✓“ mit einer laufenden Uhr. Ein Screenshot hat keine laufende Uhr. Jeder Gutschein geht nur einmal.

Wie bekomme ich die App aufs Handy?

Adresse im Browser öffnen, dann Teilen → Zum Home-Bildschirm. Danach startet sie wie eine normale App. Für die Team-App gibt es dafür den QR-Code unter App teilen.

Ich sehe eine alte Version der App

Apps merken sich Dateien, damit sie offline laufen. Nach einer Änderung hilft: Seite neu laden (am Handy: nach unten ziehen), notfalls App schließen und neu öffnen. Bei der Team-App nach größeren Änderungen: einmal ab- und wieder anmelden.

Wie kommt ein Beitrag auf Facebook und Instagram?

Marketing → Neue Aktion → Kanäle wählen → erzeugen lassen → unter Entwürfe prüfen → freigeben. Ohne Freigabe geht nichts hinaus. Mit Testposten lässt sich ein einzelner Kanal vorher probieren.

Wie komme ich schnell von einer App in die andere?

Grüner Apps-Knopf unten rechts. Der Wechsel passiert im selben Tab. Willst du zwei Apps gleichzeitig offen haben, öffne die zweite in einem eigenen Tab und hefte ihn an.